Tugas Seorang Setiausaha di Pejabat

by Fieza Sani 12:21 7 Comments
K.fiezz pernah kongsi sebelum ni, tugas seorang Setiausaha. Cuma dalam entry sebelum  ni k.fiezz spesifik kepada tugas-tugas setiausaha dalam sektor kerajaan. Kalau ikutkan sama je tugas-tugas setiausaha sektor kerajaan & swasta ni cuma pada pendapat k.fiezz, sektor swasta, job scope setiausaha lebih banyak. 

Dalam sektor kerajaan ni bukanlah Setiausaha tak buat kerja pula. Ada kerja..Cuma job scope Setiausaha di sektor Kerajaan ni tak sebanyak tugas-tugas setiausaha di sektor swasta. Jadi kat sini k.fiezz nak kongsi tugas-tugas setiausaha di sektor swasta pula. Kalau sektor kerajaan, korang boleh rujuk entry (klik link) di atas. 

TUGAS SETIAUSAHA

-  URUSAN PEJABAT
      o   Mempunyai kemahiran Trengkas Taip (tulisan cacing @ short form perkataan untuk mencatit segala arahan bos. Kadang bos ni suka bagi arahan laju-laju, tu yang kena tahu skill ni).
      o   Kemahiran Komputer (Boleh menaip tanpa melihat keyboard - skill ni biasanya hanya Setiausaha yang mahir. Selain tu, Setiausaha juga perlu expert atau tahu gunakan komputer bagi memudahkan tugasan)
      o   Pengurusan telefon  (adab & cara menjawab telefon)
      o   Sistem Fail (penyimpanan)
      o   Kemaskini jadual & update pada bos
-    MESYUARAT
       o  Mengatur mesyuarat 
       o  Mengambil minit
       o  Tempoh minit disiapkan / di edarkan
-   KORESPONDEN
       o  Surat Menyurat   -  menerima & membalas
 
-   TEMUJANJI
      o   Mengatur temujanji bos dengan client
     
-   MENGURUS PERJALANAN (SEKIRANYA BOS BERTUGAS DI LUAR)
       o  Tempahan tiket (kapal terbang)
       o  Penginapan hotel
       o  Itinerary

-    LAIN-LAIN
       o   Pandai uruskan masa (time management)
       o   Urus atau layan tetamu
       o   Lain-lain tugas yang diarah dari masa ke semasa.

Bawah ni tugas-tugas setiausaha di bawah sub topik MESYUARAT. Kena tahu apa persediaan sebelum, semasa & selepas mesyuarat. 
SEBELUM MESYUARAT
o Keluarkan memo mesyuarat 7 hari sebelum mesyuarat di adakan
o Sediakan agenda mesyuarat
o Membuat edaran minit mesyuarat yang lepas kepada semua kakitangan
o Sediakan tempat dan peralatan bantuan seperti mikrofon, LCD dan apa-apa
   yang berkaitan untuk digunakan semasa mesyuarat. 
o Membuat tempahan makanan / minuman untuk mesyuarat.
SEMASA MESYUARAT 
o Membuat catatan semua maklumat yang di perolehi dari mesyuarat.
SELEPAS MESYUARAT
o Menaip semula minit mesyuarat dan diedarkan kepada kakitangan.  
Ni antara tugas-tugas setiausaha dalaam sektor swasta. Kalau ada antara korang yang 
bertugas sebagai Setiausaha di sektor Swasta dan ada lagi tugasan yang tak ada dalam 
senarai atas ni ,sudi-sudi tinggalkan di ruangan komen. Nak juga tahu. 

 Macam k.fiezz sendiri bertugas sebagai Setiausaha di sektor kerajaan, job scope tak 
banyak macam ni... Contoh macam persediaan untuk mesyuarat tu, k.fiezz tak buat. 
Pegawai-pegawai yang uruskan. Tugas k.fiezz cuma sediakan folder. Tu pun kadang 
pegawai dah siapkan. Jadi k.fiezz cuma kemaskini dalam jadual bos saja. Jadi
beza sikit tugas setiausaha sektor kerajaan dan swasta.


So PA-PA sektor swasta, nak juga tahu apa lagi tugasan korang?
Fieza Sani

Posted by Fieza Sani

love beauty, love travel, love to cooked

7 Comments

  1. Mrs Pip22 January 2020 at 21:11

    saya memang tak boleh nak jadi PA ni.
    ada sekali tu boss suruh booking flight tiket dia,
    gelabah tau ...
    biasa kita terus beli tiket, mana ada main booking2,
    jadi murung seharian tak tahu nak tanya boss nak beli ke nak booking ..
    hahahaha..... lepas tu blur nak buat payment pakai apa?
    takkan nak guna kad kredit sendiri pula ...
    aduh.

    pengalaman sangat.

    ReplyDelete
    Replies
    1. Fieza Sani22 January 2020 at 23:02

      haha..simple je kerja PA ni. Kalau macam kes Mrs Pip ni. Terus cari tiket & beli. Pasal payment, masa bos bagi arahan tu terus je tanya nak bayar pakai kad kredit atau online banking. kalau pakai kad kredit, minta detail. Jadi PA ni memang kena direct to the point.

      Delete
  2. Umi Nazrah23 January 2020 at 09:44

    Allahu nak catit tu rasanya memang fail. sebab kadang tulisan sendiri pun payah nak paham. hahahaha. kalau menaip tak tengok keyboard tu boleh sangat la, hahaha >.<

    ReplyDelete
  3. Mimie25 January 2020 at 18:57

    Banyak jugak tugas tugas setiausaha swasta nibye kak fiezz.

    ReplyDelete
  4. Siti Yang Menaip29 January 2020 at 11:14

    sy dlu ada konon blaja trengkas skit hehe.. surrender
    bila skrng tngk notes balik.. apa bendalaaaa semua tu x faham da..

    ReplyDelete
  5. Rabiahtul adawiyah31 January 2020 at 09:06

    Dulu ada jugak cita - cita nak jadi setiausaha. Last last jadi cikgu Tadika hehehe

    ReplyDelete
  6. Siti Awadah6 February 2020 at 00:33

    weh awa fail! jahanam bab nak jd PA ni.. taip tak tgk keyboard je lepas hahaha.. hmm dok umah je la awa ni nampaknya...

    ReplyDelete