Apa Tugas Seorang Setiausaha atau PA

Baru ni k.fiezz ada dapat e-mail pertanyaan dari fresh graduate course secretary tanya pasal perbezaan antara PA dan secretary, tugas yang dibuat oleh seorang PA/secretary?meh nak kongsi sikit dari senior PA ni..hehe..apa beza PA dan secretary a.k.a setiausaha ni?ada beza meh..ni perbezaan antara PA dan setiausaha yea..kalau yang setiausaha sulit bagai tu, k.fiezz tak tau sebab yang guna setiausaha sulit ni selalunya menteri-menteri je..tu bidang tugas, k.fiezz tak pasti...ni k.fiezz cerita PA atau setiausaha pada bos-bos yang gred 54 ke atas di sektor kerajaan...Kalau sektor swasta, Pengarah/Director/Manager yang guna PA..

PA ATAU SETIAUSAHA?

PA atau setiausaha ni adalah pembantu kepada bos di sesuatu organisasi..Jadi apa beza PA atau setiausaha ni?Pada pandangan peribadi k.fiezz, dua2 ni sama je..cuma panggilan yang berbeza..PA bermaksud Personal Assistant dan Setiausaha tu setiausaha..atau dalam bahasa inggeris, secretary...tapi dulu ada la kot bos yang guna PA & Setiausaha serentak..PA ni pembantu peribadi..setiausaha untuk tugas-tugas di pejabat..maksudnya seorang bos tu ada dua pembantu..satu di pejabat..satu yang untuk urusan peribadi..dulu la..la ni, rasanya setiausaha kat pejabat dah merangkap pembantu peribadi gak..hehe..so semua personal bos, setiausaha tahu...no secret..jadi cuma panggilan je yang lain..tugas tetap sama..PA = setiausaha/secretary...dari segi sebutan pun, PA senang nak sebut..dari setiausaha...

Di sektor government k.fiezz bertugas sekarang pun, nama jawatan SETIAUSAHA PEJABAT/PEMBANTU SETIAUSAHA PEJABAT..tapi sesama staff, setiausaha dipanggil PA..ringkas dan mudah..kenapa ada SETIAUSAHA PEJABAT dan PEMBANTU SETIAUSAHA PEJABAT di sektor government..

SETIAUSAHA PEJABAT untuk yang ada diploma dalam bidang setiausaha dari Politeknik dan UiTM..Diploma dari UiTM, course setiausaha ni dipanggil Diploma Pengurusan & Teknologi Pejabat (atau nama sebelum ini dikenali sebagai Sains Kesetiausahaan)...Manakala PEMBANTU SETIAUSAHA PEJABAT untuk yang memohon kerja di sektor kerajaan bagi jawatan ni dengan menggunakan SIJIL PELAJARAN MALAYSIA..

Dari segi gred pula untuk SETIAUSAHA PEJABAT bermula dari N29 dan PEMBANTU SETIAUSAHA PEJABAT gred N19..Dari segi gaji pula, haruslah N29 lebih tinggi dari N19..hehe..Cuma beza dari segi gred dan kelayakan..Tugas tetap sama...

APA TUGAS PA/SETIAUSAHA di SEKTOR KERAJAAN

Ni k.fiezz explain tugas di sektor kerajaan la yea..Di sektor swasta mungkin sama atau ada tambahan,k.fiezz tak pasti..kalau ada yang nak kongsi info boleh share di komen..

• Membantu bos di pejabat untuk surat-menyurat (terima surat dan rekod. Lepastu baru bagi pada bos untuk diminitkan pada pegawai-pegawai untuk diambil tindakan seterusnya)
• Mengedarkan surat-surat yang telah diminitkan kepada pegawai2
• Menjawab panggilan telefon
• Menetapkan temujanji/jadual mesyuarat,update mesyuarat-mesyuarat di jadual bos serta set appointment orang nak jumpa
• Booking hotel, flight kalau bos kena bertugas di luar yang memerlukan penginapan atau pengangkutan,
• Membuat tuntutan perjalanan serta claim bulanan bil telefon bimbit
• Mendapatkan maklumbalas mesyuarat tertentu dan hantar kepada urusetia selepas diselaraskan/disemak oleh bos dan lain-lain tugas yang diarahkan..

Gambar : Mr Google

Nampak macam 'alaaa..senang je kerja PA'..nampak je la..cuba duduk, tahu la senang ke idak..haha..kalau tak, takkan la ada seorang kerani kat tempat k.fiezz yang jadi PA ganti tarik diri..haha << baik-pun-biar-bertempat.html >>

Kerja-kerja jadi PA atau setiausaha ni sebenarnya senang je..macam k.fiezz dah lebih 10 tahun buat kerja yang sama, jadi kerja-kerja tu dah jadi rutin..tak ada hal la nak buat..Yang penting kita komited untuk buat kerja-kerja kita..dan kita suka..bila kita suka dengan kerja kita, kerja yang susah pun kita rasa senang je nak buat..lagi satu jangan suka bertangguh kalau buat kerja..dapat satu, terus buat..bila terus buat, tak ada la kerja jadi triple bila kita kumpul banyak-banyak baru nak buat..style k.fiezz, dapat je kerja terus siapkan..lagi satu k.fiezz ni suka workstation k.fiezz kemas..bila kemas, kita nak buat kerja pun tak serabut..dan kita tahu kerja apa yang tak siap lagi..asingkan kerja..utamakan yang mana untuk siapkan dulu atau yang kena kejar DATELINE..yang kurang penting, KIV dulu..tapi jangan la KIV lama benor..bila tak ada kerja, siapkan la kerja-kerja yang KIV tu..

SERONOK JADI PA / SETIAUSAHA

Seronok je kalau tanya k.fiezz..kerja tak la banyak sangat..bila bos tak ada, boleh rilex..Kerja kita pun tak berurusan sangat dengan staff lain..Hanya melibatkan kita dan bos je...Kalau nak tahu dulu setiausaha ni cita-cita k.fiezz masa zaman sekolah,tau..ni gara-gara terpengaruh dengan drama..dulu-dulu drama citer melayu, setiausaha lawa-lawa..mekap bagai..tue yang terpengaruh..hehe..pada assuming k.fiezz setiausaha mesti lawa..tu yg k.fiezz perasan lawaaa je tu..haha

Pada yang berminat nak jadikan setiausaha sebagai kerjaya pilihan, boleh mohon sambung pengajian di peringkat Diploma di Politeknik atau UiTM..Di Politeknik - Diploma Sains Kesetiausahaan (kalau tak silap) dan UiTM - Diploma Pengurusan & Teknologi Pejabat (dulu dikenali dengan nama Sains Setiausaha)..So good luck uolls..

Jangan anggap kerjaya setiausaha macam tak ada class tau..Setiausaha ni pun salah satu jawatan terpenting dalam sesuatu organisasi..yelah jaga bos kan..Kalau tak ada jawatan setiausaha ni, agak-agak sapa nak uruskan meeting bos, nak jawab call & bla bla tugas yang k.fiezz mention kat atas..So jangan pandang rendah tau pada kerjaya setiausaha ni..Nak jadi setiausaha pun kena ada diploma sekarang ni..#fliphair..